L’externalisation des services présente des avantages pour les entreprises de toutes tailles. Il est essentiel de définir les tâches à confier aux prestataires pour être sûr que l’externalisation apporte des bénéfices tangibles à l’entreprise : possibilité de se focaliser sur le cœur de métier, maîtrise des coûts, flexibilité opérationnelle, etc.  Le choix des services ne doit pas ainsi se faire au hasard, il convient de considérer certains points pour les définir :

Les tâches chronophages en tête de liste

Les tâches qui prennent trop de temps et qui sont les moins rentables sont celles qui doivent être externalisées en premier lieu. Il s’agit entre autres :

– du secrétariat ;

– de la comptabilité ;

– des activités liées à l’informatique.

L’externalisation du secrétariat peut inclure différents services comme :

– l’accueil ;

– le standard téléphonique ;

– la rédaction du courrier ;

– l’établissement des documents administratifs et commerciaux, etc.

Cette solution répond aux besoins des PME et professionnels qui n’ont pas de volume de travail suffisant nécessitant l’embauche d’un collaborateur, ou qui doivent remplacer un salarié en interne absent.

La comptabilité et la gestion de la paie sont des tâches très chronophages. Confier ces fonctions à des prestataires externes s’avère être la meilleure option si l’on veut réduire les dépenses budgétaires.

Quant à l’externalisation du service informatique, c’est un choix qui présente de nombreux avantages, comme la possibilité de bénéficier de nouvelles compétences sans avoir à investir dans l’embauche de techniciens de haut niveau.

Les autres services pouvant être externalisés

D’autres activités qui n’ont pas vraiment d’impacts stratégiques peuvent également être déléguées à des prestataires externes. Les critères de choix peuvent varier d’une entreprise à l’autre, mais en principe, tout dépend des compétences professionnelles des collaborateurs (capacités pour assumer les tâches en interne), des priorités pour le développement des activités et du budget.

On peut entre autres envisager l’externalisation du conseil en communication et stratégie ou de la relation client.

La sécurité et le gardiennage peuvent également faire l’objet d’un outsourcing étant donné que ce service requiert des compétences particulières. Il en est de même de l’externalisation du transport et de la livraison, et du nettoyage.

Après avoir dressé la liste des services à déléguer, il importe de trouver des prestataires sérieux et disponibles. Pour cela, il faut procéder à une demande de devis en prenant soin de bien préciser votre besoin ou votre projet. Les prestataires intéressés vous contacteront et il ne vous reste qu’à choisir la meilleure offre.

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