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RECHERCHE D’UNE AGENCE DE COMMUNICATION / RELATIONS PRESSE

Demande de devis
Externalisation | Communication – marketing – internet, Relations presse, rédaction

Notre organisation est responsable d’un festival musical. Nous sommes à la recherche d’une agence de communication / relations presse en mesure d’assurer la promotion de l’événement (avant / pendant / après).

Description de la prestation de stratégie et opérationnel en relations presse attendue

En amont du festival, stratégie RP, médiatisation, rédaction de communiqués

  • Proposer et mettre en œuvre un calendrier d’actions stratégiques média pour les différents supports presse visés : presse spécialisée, presse culture, périodiques d’informations générales, PQN et PQR, radios, TV (émissions et plateaux), relations blogueurs
  • Assurer la médiatisation du festival et sa promotion auprès des médias
  • Assister notre équipe de communication dans la recherche et le suivi des partenariats médias
  • Proposer, rédiger les communiqués de presse ainsi que le dossier de presse de l’évènement
  • Assurer la diffusion des communiqués et dossiers de presse
  • Gérer au quotidien la relation avec les contacts médias
  • Organiser la préparation, le lancement et la réalisation de la conférence de presse (hors questions logistiques) ainsi que la soirée inaugurale
  • proposer une stratégie de relations presse pour une sélection de journalistes étrangers
  • fournir un tableau de suivi des actions RP menées une fois par semaine

L’envoi de 6 communiqués de presse est prévu.

Pendant le festival : visite de presse / rencontres / interviews

Votre mission durant les journées du festival :

  • organisation de visites de presse sur une sélection d’évènements partenaires
  • organisation d’interviews avec des porteurs de projets et d’autres acteurs du festival

Après le festival : collecter les articles, citations média et constituer la revue de presse

Après l’événement, vous ferez un compte-rendu détaillé des retombées médias de l’évènement avec une pige des articles obtenus :

  • nom du support
  • qualification du journaliste / rédacteur
  • synthèse brève (positif / négatif)

3 – Calendrier prévisionnel et définition des missions

Vous devrez confirmer la mise en place d’un planning avec ces étapes préparatoires ventilées sur plusieurs mois :

  1. Envoi d’un premier communiqué de presse annonçant les dates de la manifestation
    Relances et suivi. Organisation de la conférence de presse de lancement
  2. Rédaction du dossier de presse à la presse nationale et internationale en liaison avec les partenaires régionaux
  3. Envoi de deux communiqués de presse thématiques
  4. Suivi des partenariats média

Etapes suivantes :

  1. Conférence de presse (date à définir)
  2. Envoi du programme et des documents produits aux journalistes
  3. Relance auprès des journalistes
  4. Envoi de communiqués de presse thématiques

Lors du mois de l’événement

  1. Envoi de communiqués de presse thématiques
  2. Invitation des journalistes à la soirée inaugurale
  3. Soirée inaugurale
  4. Organisation et suivi des rendez-vous presse et médias pendant toute la durée du festival
  5. Relance des journalistes
  6. A la fin de la manifestation : remise d’une première revue de presse
  7. Envoi d’un communiqué de presse bilan

Après l’événement

  1. Remise de la revue de presse complète au format CD

Les propositions de votre agence de presse comporteront :

  • des préconisations détaillées pour chacune des missions définies
  • une note méthodologique (nombre de personnes dédiées à la mission, moyens humains et techniques prévus…)
  • le détail des coûts HT, dans la limite de 25K€ HT.

Liste des documents à fournir :

  • lettre de candidature
  • déclaration du candidat et les références de l’entreprise dans le domaine culturel
  • extrait KBIS
  • RIB ou RIP
  • notre cahier des charges complet disponible sur demande, paraphé et signé par la personne habilitée pour s’engager au nom de l’agence de communication / relations presse.

5 – Modalités de la consultation

Les réponses devront être transmises par email. Les agences présélectionnrées feront une présentation orale à notre direction. L’équipe opérationnelle devra être présente.

6 – Critères d’attribution de l’appel d’offfre en relations presse

  • Compréhension de la problématique d’ensemble et pertinence de l’analyse stratégique
  • Précision, cohérence et faisabilité du plan d’actions proposé (délais d’exécution)
  • Prix de la prestation
  • Références d’anciens clients


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